Privacyverklaring Vivexis-platform
| Verwerkingsverantwoordelijke | Vivexis B.V., Blauwvoetstraat 9, 1061 BM Amsterdam · KvK 96935715 |
|---|---|
| Contact | info@vivexis.nl |
| Versie / datum | 1.0 · 11 juli 2026 |
Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens het Vivexis-platform verwerkt, waarom, op welke grondslag, hoe lang, en welke rechten u heeft. Zij geldt voor alle door Vivexis gehoste applicaties.
Accounts worden door de beheerder aangemaakt. Uw gebruikersnaam en e-mailadres ontvangen wij daarbij in de regel van uw organisatie of vakgroep. Zonder deze gegevens kan geen toegang worden verleend.
1. Welke gegevens en waarvoor
| Categorie | Gegevens | Doel | Grondslag (Art. 6 AVG) |
|---|---|---|---|
| Accountgegevens | gebruikersnaam, e-mailadres, groepslidmaatschap/rechten, MFA-status, acceptatie-registraties | toegang verlenen en beheren; aantonen acceptatie voorwaarden | 6(1)(b) uitvoering gebruiksovereenkomst |
| Inlog-gebeurtenissen | uitgifte en gebruik van wachtwoordherstel-/instellinks, inlogtijdstippen, MFA-gebeurtenissen | beveiliging, fraude-/misbruikdetectie | 6(1)(f) gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Herstel-/account-e-mail-metadata (via Scaleway TEM) | ontvanger, tijdstip, afleverresultaat | afleveren van wachtwoordherstel-/instelmails; storingsanalyse | 6(1)(b) / 6(1)(f) |
| Toegangslogs | IP-adres, user-agent, opgevraagde URL (incl. queryparameters), tijdstip, accountnaam | beveiliging, beheer, probleemoplossing | 6(1)(f) gerechtvaardigd belang |
| Applicatielogs | technische gebeurtenissen, foutmeldingen | beschikbaarheid en stabiliteit | 6(1)(f) |
| Per-account opgeslagen inhoud | door de gebruiker bewaarde items, gekoppeld aan een opaak account-ID (de OIDC-sub), in EU-objectopslag (Scaleway, Frankrijk) | de functie leveren die de gebruiker zelf gebruikt | 6(1)(b) |
| Contact en verzoeken | naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht aan info@vivexis.nl | vragen, incidentmeldingen en betrokkenenverzoeken (AVG-rechten) afhandelen | 6(1)(c) jo. Art. 12 AVG / 6(1)(f) |
2. Ontvangers en verwerkers
Vivexis maakt gebruik van de volgende verwerkers, elk gebonden aan een verwerkersovereenkomst (Art. 28 AVG):
- Scaleway S.A.S. (Frankrijk): hosting van de platformapplicaties en
verzending van transactionele e-mail (wachtwoordherstel- en account-instelmails, afzender
id@vivexis.nl); verwerking vindt standaard binnen de EU plaats. - Hetzner (Duitsland): hosting van GitLab.
- Proton AG (Zwitserland): e-mailvoorziening voor het contactadres info@vivexis.nl (vragen en verzoeken die u ons mailt).
Gegevens worden niet aan andere derden verstrekt of verkocht. De platformverwerking vindt volledig binnen de EU/EER plaats en gegevens verlaten daarbij de EER niet. E-mail aan het contactadres wordt in Zwitserland verwerkt; Zwitserland biedt volgens een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie een gelijkwaardig beschermingsniveau.
3. Bewaartermijnen
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Toegangslogs en applicatielogs | maximaal 31 dagen (centrale logging), daarna automatisch verlopen |
| Inlog-gebeurtenissen | maximaal 31 dagen (centrale identiteitsvoorziening) |
| Correspondentie contactadres (info@vivexis.nl) | tot afhandeling van uw bericht; daarna uiterlijk 2 jaar (bewijstermijn) |
| Herstel-/account-e-mail-metadata | zolang nodig om de aflevering te controleren en verzendproblemen te onderzoeken; daarna verlopen zij bij de mailvoorziening (Scaleway TEM, verwerker onder de Scaleway-DPA) |
| Accountgegevens + acceptatie-registraties | zolang het account bestaat; uiterlijk 90 dagen na opheffing verwijderd (korte bewijstermijn voor toegangs-/acceptatiegeschillen) |
| Per-account opgeslagen inhoud | tot de gebruiker deze verwijdert; uiterlijk 30 dagen na opheffing van het account verwijderd |
Verwijderde gegevens kunnen daarnaast nog beperkte tijd in back-ups staan. Back-ups dienen uitsluitend voor herstel na een storing, verlopen automatisch en worden niet gebruikt om verwijderde gegevens terug te zetten.
4. Cookies
Het platform gebruikt alleen functionele cookies en vergelijkbare technieken, zoals local storage: opslag die nodig is om in te loggen en ingelogd te blijven, om een gekozen instelling zoals de taal te onthouden, en om inhoud te bewaren die u zelf opslaat. Er worden geen cookies of andere technieken gebruikt voor statistiek, advertenties of het volgen van gebruikers, en geen cookies van derden. Voor deze opslag is wettelijk geen toestemming vereist (artikel 11.7a, derde lid, Telecommunicatiewet); het platform toont daarom geen cookiebanner.
5. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en dataportabiliteit voor de gegevens die u zelf heeft aangeleverd. Een verzoek dient u in via info@vivexis.nl; ter verificatie kan om bevestiging van uw identiteit worden gevraagd. U ontvangt binnen de wettelijke termijn (in beginsel één maand) bericht.
U kunt in het bijzonder bezwaar maken tegen de verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten, zoals de toegangslogs.
Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
6. Beveiliging
Toegang is persoonlijk en groeps-/rechtengebaseerd; alle accounts gebruiken een wachtwoord met meerfactorauthenticatie (TOTP/MFA). Toegang tot logs is beperkt tot platformbeheer op need-to-know-basis. Het platform draait op geharde, binnen de EU (Scaleway, Frankrijk) gehoste infrastructuur.
7. Wijzigingen
Deze verklaring kan wijzigen. De actuele versie (met versienummer en datum) is altijd raadpleegbaar op deze pagina; bij materiële wijzigingen worden gebruikers geïnformeerd.