Gebruiksvoorwaarden Vivexis-platform

1. Toepassingsgebied en partijen

1. Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van alle applicaties die door Vivexis worden gehost en ontsloten — zowel applicaties achter de centrale inlog (id.vivexis.nl) als applicaties met een eigen inlogvoorziening — hierna gezamenlijk: "het platform".
2. Het platform wordt beheerd door Vivexis (hierna: "de beheerder").
3. Per applicatie kunnen aanvullende, app-specifieke voorwaarden gelden. Bij app-specifieke onderwerpen gaan die voorwaarden vóór deze platformvoorwaarden.

2. Accounts en toegang

1. Toegang verloopt via een persoonlijk account. Daarbij worden ten minste een gebruikersnaam en e-mailadres geregistreerd. Het account is strikt persoonlijk.
2. Inloggen gebeurt met een persoonlijk wachtwoord in combinatie met meerfactorauthenticatie (TOTP/MFA) via de centrale identiteitsvoorziening; applicaties met een eigen inlogvoorziening gebruiken hun eigen inlog. Een eenmalige link per e-mail wordt uitsluitend gebruikt om een wachtwoord in te stellen of te herstellen (geen routinematige inlog). Wachtwoord, MFA-app en herstellinks zijn persoonlijk. De gebruiker beveiligt de eigen mailbox en inlogmiddelen en meldt verlies of vermoeden van misbruik direct bij de beheerder.
3. Welke applicaties en functies een gebruiker kan gebruiken, volgt uit groepslidmaatschap of per-applicatie toegekende rechten, toegekend door de beheerder. De beheerder kan toegang wijzigen, beperken of intrekken, onder meer bij einde van de samenwerking of bij misbruik.

3. Acceptatie en wijzigingen

1. Bij applicaties achter de centrale inlog worden deze voorwaarden bij het eerste gebruik van een applicatie (en periodiek opnieuw) ter acceptatie voorgelegd. Zonder acceptatie is gebruik niet mogelijk.
2. Bij applicaties met een eigen inlogvoorziening geldt acceptatie door kennisneming en voortgezet gebruik; de voorwaarden worden daar via de gepubliceerde voorwaardenpagina kenbaar gemaakt. Dit geldt ook voor gewijzigde voorwaarden: wie het gebruik voortzet nadat een nieuwe versie is gepubliceerd, aanvaardt die versie. Op een materiële wijziging worden gebruikers van deze applicaties gewezen.
3. De beheerder kan deze voorwaarden wijzigen. Bij een materiële wijziging wordt de nieuwe versie opnieuw ter acceptatie voorgelegd; de actuele versie (met versienummer en datum) is altijd raadpleegbaar op de gepubliceerde voorwaardenpagina.

4. Vertrouwelijkheid

1. De via het platform ontsloten applicaties en hun inhoud zijn intern en vertrouwelijk, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
2. De gebruiker verspreidt geen schermafbeeldingen, exports of deellinks buiten de kring van personen die zelf voor de betreffende applicatie geautoriseerd zijn.

5. Logging en gegevensverwerking

1. Ten behoeve van beveiliging, beheer en probleemoplossing verwerkt het platform: (a) accountgegevens in de identiteitsvoorziening (gebruikersnaam, e-mailadres, groepslidmaatschap, MFA-status, inlog-gebeurtenissen — waaronder de uitgifte en het gebruik van wachtwoordherstel-/instellinks — en acceptatie-registraties); (b) verzendgegevens van herstel-/account-e-mails (ontvanger, tijdstip, afleverresultaat) bij de gebruikte mailvoorziening; (c) toegangslogs van de toegangslaag, waaronder IP-adres, browserkenmerk (user-agent), opgevraagde URL inclusief queryparameters, tijdstip en accountnaam; en (d) applicatielogs.
2. Bewaartermijnen:
   • Toegangs- en applicatielogs: maximaal 31 dagen (centrale logvoorziening), daarna automatisch verwijderd.
   • Inlog-gebeurtenissen (inlogtijdstippen, MFA-gebeurtenissen, uitgifte/gebruik van herstel-/instellinks): maximaal 31 dagen in de centrale identiteitsvoorziening. Losse acceptatie-registraties horen bij de accountgegevens hieronder.
   • Verzendgegevens van herstel-/account-e-mails: zolang nodig om de aflevering te controleren en verzendproblemen te onderzoeken; daarna verlopen zij bij de mailvoorziening (Scaleway TEM, verwerker onder de verwerkersovereenkomst).
   • Accountgegevens en acceptatie-registraties: zolang uw account bestaat, en uiterlijk 90 dagen na opheffing daarvan.
3. Toegang tot logs is beperkt tot platformbeheer (need-to-know). Verwerking vindt volledig binnen de EU/EER plaats (Scaleway, Frankrijk; Hetzner, Duitsland); deze partijen verwerken uitsluitend als verwerker in opdracht van de beheerder. Gegevens verlaten daarbij de EER niet en worden niet verkocht of aan derden verstrekt voor eigen doeleinden. E-mail aan het contactadres (info@vivexis.nl) wordt door de mailvoorziening in Zwitserland verwerkt, dat onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie valt (zie de privacyverklaring voor de verwerkers).
4. Applicaties bewaren alleen inhoud die u er zelf in opslaat (zie §6); wat dat per applicatie is, staat in de betreffende app-voorwaarden. Gebruiksstatistieken zijn anonieme dagtellingen, zonder IP, sessie of inhoud.
5. De Privacyverklaring Vivexis-platform beschrijft welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke grondslag, hoe lang deze worden bewaard en welke rechten de gebruiker heeft (waaronder inzage, rectificatie, wissing en het klachtrecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens).

6. Per account opgeslagen inhoud

Inhoud die de gebruiker zelf in een applicatie opslaat, wordt gekoppeld aan een opaak account-ID bewaard in EU-objectopslag (Scaleway, Frankrijk). Die inhoud is toegankelijk voor de gebruiker zelf en — uitsluitend voor beheer en ondersteuning — voor de beheerder. De gebruiker kan de inhoud zelf verwijderen; bij opheffing van het account wordt deze uiterlijk 30 dagen daarna verwijderd.

7. Aanvaardbaar gebruik

1. Het platform wordt uitsluitend gebruikt voor het beoogde professionele doel van de betreffende applicatie.
2. Niet toegestaan zijn onder meer: het omzeilen of testen van authenticatie/beveiliging zonder afspraak, geautomatiseerd grootschalig bevragen (scraping), en ieder gebruik dat de beschikbaarheid of integriteit van het platform schaadt.

8. Beschikbaarheid en aansprakelijkheid

1. Het platform wordt aangeboden "as is", zonder garantie op beschikbaarheid, juistheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Onderhoud en storingen kunnen tot onbeschikbaarheid leiden.
2. De beheerder aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade door gebruik of onbeschikbaarheid van het platform, behoudens opzet of grove schuld en voor zover wettelijk niet uit te sluiten.

9. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en het gebruik van het platform is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die niet in onderling overleg worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

10. Contact

Vragen, meldingen van incidenten en verzoeken met betrekking tot accounts of gegevens kunnen worden gericht aan de beheerder via info@vivexis.nl.

Versie 1.0 · van kracht sinds 11 juli 2026.